Guide des Bonnes Pratiques pour la Gestion du Consentement des Participants

📌 Pourquoi ce guide ?

L’utilisation de la reconnaissance faciale sur Sportpxl doit respecter la législation en vigueur et garantir le respect des droits des participants. Ce guide vous explique comment informer les participants, recueillir leur consentement et leur permettre de gérer leurs données.

1️⃣ Informer les participants en amont

🔹 Sur le site web et les inscriptions

• Ajoutez une mention explicite sur le site de l’événement et le formulaire d’inscription.
• Exemple de texte :
  « Dans le cadre de la couverture photo de cet événement, une technologie de reconnaissance faciale et de lecture des numéros de dossard est utilisée pour faciliter l’accès aux photos. Vous pouvez refuser cette option à tout moment. »
  
  
• Précisez où et comment les participants peuvent consulter la politique de confidentialité.

🔹 Sur le terrain

• Affichez un panneau aux points de retrait des dossards ou sur la zone d’accueil :
  « Vos photos pourront être retrouvées grâce à un système d’identification automatique. Vous pouvez refuser ce service en suivant [ce lien]. »
  
  
• Imprimez un QR Code renvoyant vers une page d’information où les participants peuvent refuser l’identification.
  
  

2️⃣ Recueillir le consentement des participants

Option 1 : Lors de l’inscription en ligne 📝

• Ajoutez une case à cocher non pré-cochée :
  
  « J’accepte que mes photos puissent être retrouvées grâce à la reconnaissance faciale. »
  
  
  

Option 2 : Après inscription par email 📝

• Proposez un formulaire numérique envoyé par email permettant aux participants de donner ou refuser leur consentement.
• Exemple :
  • ✅ « Je souhaite pouvoir retrouver mes photos via reconnaissance faciale. »
  • ❌ « Je ne souhaite pas être identifié(e). »

Option 3 : Sur place, avant la course 🎟️

• Proposez un formulaire numérique avec QR-code permettant aux participants de donner ou refuser leur consentement.
• Exemple :
  • ✅ « Je souhaite pouvoir retrouver mes photos via reconnaissance faciale. »
  • ❌ « Je ne souhaite pas être identifié(e). »

3️⃣ Offrir un moyen simple de retrait du consentement

🚀 Pendant et après l’événement

• Les participants doivent pouvoir retirer leur consentement à tout moment.
• Les solutions suivantes sont proposées par Sportpxl
  • Une adresse email dédiée à la suppression des photos
  • Un formulaire en ligne

📌 À noter : Le retrait du consentement ne supprime pas les photos mais les rend anonymes et inaccessibles par recherche faciale.

4️⃣ Archivage des consentements : soyez en conformité

📂 Enregistrer les consentements obtenus

• Si vous utilisez une plateforme d’inscription, exportez la liste des participants avec leurs choix.
• Conservez les réponses aux formulaires papier ou numériques pendant au moins 1 an.

🔍 En cas de contrôle ou de demande de suppression, vous devez pouvoir prouver que le consentement a été obtenu.

5️⃣ Exemples concrets et bonnes pratiques

✔ Un bon exemple ✅

• Un organisateur informe les participants via un email explicatif, un panneau à l’entrée de l’événement et un QR code sur les dossards.
• Il propose une option d’opt-out en ligne et conserve les consentements dans son espace d’inscription.

❌ Un mauvais exemple 🚫

• Un photographe utilise la reconnaissance faciale sans prévenir les participants ni leur donner la possibilité de refuser.
• Aucun moyen de suppression des photos n’est proposé.

6️⃣ Activation de la reconnaissance faciale sur Sportpxl

Avant d’activer l’algorithme, l’utilisateur devra valider cette case obligatoire :
☑ « Je certifie avoir informé les participants et obtenu leur consentement pour l’utilisation de la reconnaissance faciale. »

📩 Besoin d’aide ? Contactez notre équipe à contact@sportpxl.com pour toute question sur la conformité et la mise en place du consentement.